אז איך ניגשים למשימה? הכנו עבורכם את המדריך המלא לבחירת לוקיישן לאירוע עסקי:

 עמדו על מספר המוזמנים

השאלה הראשונה שצריכה להישאל היא כמה אנשים מוזמנים לאירוע. זה המסנן הראשוני שיסייע לכם לבחור את המקום המתאים ביותר – לא גדול מדי שייראה ריק ביחס למספר האנשים, ולא קטן שבכלל לא יוכל להכיל כמות כזאת.

החליטו על סוג האירוע

השלב השני והלא פחות חשוב הוא להגדיר מה הולך להיות באירוע בקווים כלליים. האם מדובר באירוע שכולו הרצאות? תצטרכו לוודא שיש מספיק מקום לכיסאות, במה מוגבהת, מקרן מקצועי והגברה. מסיבת קוקטייל? תעדיפו מקום עם שירותי בר לא פחות ממעולים ואולי מרפסת או גג שיבואו מצוין עם הדרינק. הכיוון הוא בכלל סדנת אוכל? אולי מקום עם מטבח פתוח ורחב יתאים לכם במיוחד.

לאחר שחשבתם והחלטתם מה הוויז'ן שלכם, תוכלו לצמצם עוד יותר את האפשרויות ולבחור מקום שמתאים לערוך בו אירוע מהסוג שאתם מחפשים. 

הגדירו תקציב

או במילים אחרות – כמה הכל הולך לעלות לכם? כמה אתם בכלל יכולים להשקיע? מסגרת תקציבית היא מהדברים הראשונים שצריך להגדיר לקראת אירוע גדול כדי לדעת מה האפשרויות העומדות בפניכם.

מצאו תאריך מתאים ופנוי

אם יש לכם תאריך מסוים או כמה תאריכים אופציונליים לאירוע, חשוב שתבדקו איזה מקומות בכלל פנויים במועדים האלה. חבל שתתחילו תהליך עם מקום מסוים מבלי לבדוק זאת, ואז לגלות שהתאריך שלכם תפוס.

בחרו מיקום גיאוגרפי מועדף

מאיפה רוב המוזמנים יגיעו? האם האירוע מתקיים בשעות שיש תחבורה ציבורית? האם חשובה לכם גישה נוחה מצירים מרכזיים וחניה קרובה? כל אלה הם פרמטרים שצריך להתחשב בהם. ברור שלא לכולם הלוקיישן הגיאוגרפי הנבחר יהיה נוח להגעה באותה המידה, אבל צריך לנסות להתאים אותו לכמה שיותר מהמוזמנים. 

לאחר שבחרתם איזור רלוונטי עבורכם, ניתן להיעזר במנוע חיפוש הלוקיישנים שלנו למציאת מקומות מומלצים באיזור המבוקש ולפי כמות המוזמנים.

התחשבו בתרבות הארגון שלכם

מה נהוג אצלכם? באיזה סגנון היו אירועי החברה האחרונים אצלכם? היכן התקיימו? אחרי שתהיה לכם תמונה ברורה, תוכלו להפעיל שיקול דעת ולהחליט האם האירוע שאתם מארגנים הולך להיות דומה, או שצריך דווקא ללמוד מניסיון העבר, לשנות ולשפר היכן שצריך.

עשו קצת שיעורי בית

הסתכלו באתרי אינטרנט, עמודי פייסבוק ואינסטגרם או שאלו קולגות על הלוקיישנים שמעניינים אתכם. אין כמו חוות דעת של אחרים כדי להתרשם באופן ראשוני מהמקום. כמובן שזה לא במקום מראה עיניים והתרשמות פיזית שלכם וזה אכן השלב הבא.

התייעצו עם קולגות מהתחום

במסגרת שיעורי הבית מהסעיף הקודם, מומלץ להתייעץ עם קולגות מהתחום שארגנו אירוע או שניים לאחרונה ויכול להיות שתוכלו ללמוד מהניסיון שלהם. בקשו מהם המלצות או דיס המלצות, נקודות שצריך לשים לב אליהם בבחירת הלוקיישן וטיפים מהחוויה שלהם מהאירוע עצמו.

לכו לראות בעיניים

אחרי שביררתם שהמקום נוח להגעה, עומד בתקציב, מתאים לקונספט והתרשמתם ממנו לטובה "על הנייר",  מומלץ לגשת לראות בעיניים שלכם איך הוא נראה בפעולה. בקשו להגיע לצפות באירוע עסקי שנערך בו, עם דגש על אירוע שדומה בסגנון לזה שאתם מתכננים. בדיוק כמו שזוגות לפני חתונה מגיעים לאולם/גן כדי להתרשם מחתונה אחרת וגם טועמים מהתפריט – כך גם באירוע עסקי.

הקשיבו לתחושת הבטן שלכם

לבסוף, גם אם כמעט הכל נראה מתאים ומדויק בשביל האירוע שלכם אבל משהו קטן מפריע, הקשיבו לקול הזה ואל תתעלמו ממנו. יכול להיות שירגיש לכם "לא נכון" לערוך את האירוע במקום מסוים מסיבה זו או אחרת, אף על פי שהוא עונה על כל הדרישות ומתאים לשיקולים הרציונליים שלכם. התחושה הפנימית שלכם צריכה להיות זאת שלבסוף קובעת ומכריעה את הכף.

לחיפוש לוקיישן לאירוע >>